Standard-Bewerbungsprozess anlegen

INHALTSVERZEICHNIS

• Allgemein
• Die Besonderheiten der festen Auswahlschritte
• Berechtigungen innerhalb des Bewerbungsprozesses
• Den Standard-Bewerbungsprozess aufzurufen
• Einen neuen Schritt anlegen
• Einen Schritt umsortieren 
• Einen Schritt bearbeiten 
• Einen Schritt löschen

Allgemein

Mithilfe des Standard-Bewerbungsprozesses können Sie die Struktur und den Ablauf des Bewerbungsprozesses innerhalb Ihres Unternehmens in der Software hinterlegen. Bei der Erstellung einer neuen Ausschreibung wird der Standard-Bewerbungsprozess automatisch geladen und kann dort für jede Stelle individuell angepasst werden. 

Der Standard-Bewerbungsprozess besteht standardmäßig aus den Schritten Vorqualifizierung, Eingang, Gespräch, Zusage und Absage. Diese Schritte können beliebig ergänzt und benannt werden. 

Achtung: Die Schritte Vorqualifizierung, Eingang, Zusage und Absage haben eine feste Position. Dies bedeutet, dass diese Schritte nicht umsortiert werden können, und immer den Anfang und das Ende des Bewerbungsprozesses darstellen. 

Zu jedem Schritt innerhalb des Prozesses können beliebig viele Nutzer mit den benötigten Berechtigungen hinzugefügt werden. Nutzer, die keine Berechtigungen im Prozess haben, sehen die jeweilige Ausschreibung innerhalb der Software nicht. 

Die Besonderheiten der festen Auswahlschritte

Einige der festen Auswahlschritte haben besondere Eigenschaften, die diese von den regulären Auswahlschritten unterscheiden. Hierbei unterscheiden sich die verfügbaren Aktionen, Benachrichtigungseinstellungen und das Verhalten des Auswahlschritts selbst. 

Vorqualifizierung

 Im Auswahlschritt Vorqualifizierung werden alle Bewerbungen gesammelt, die über das Active Sourcing bei einem Unternehmen eingehen. Bewerbungen in diesem Auswahlschritt erscheinen nicht als To-Do's auf dem Dashboard des Unternehmens. Die Benachrichtigungen über den Eingang neuer Bewerbungen in diesem Auswahlschritt können gesondert aktiviert und deaktiviert werden. 

Da Bewerbungen im Schritt Vorqualifizierung meist nur aus Kontaktdaten bestehen, werden Bewerber automatisiert per E-Mail dazu aufgefordert, die Bewerbung mit weiteren Daten zu ergänzen. Hierbei erhalten Bewerber außerdem über den Zeitraum von 2 Wochen Erinnerungen an die Ergänzung Ihrer Daten. Wurden die Daten von Bewerbern vervollständigt, wandert die Bewerbung automatisch in den Eingangsschritt. 

Bewerbungen können auch unabhängig von der Vervollständigung der Daten manuell verschoben werden. Im Anschluss daran wird die Bewerbung wie eine regulär eingegangene Bewerbung in der Software behandelt. 

Zusage

Bewerbungen im Schritt Zusage werden von Änderungen innerhalb der Stelle nicht beeinflusst. Dies bedeutet, dass Bewerber nicht mehr automatisch kontaktiert werden, wenn deren Daten durch Änderungen an der Stelle unvollständig werden. Darüber hinaus können Bewerbungen im Auswahlschritt Zusage fortan gelöscht werden. 

Absage

Bewerbungen im Schritt Absage werden von Änderungen innerhalb der Stelle nicht beeinflusst. Dies bedeutet, dass Bewerber nicht mehr automatisch kontaktiert werden, wenn deren Daten durch Änderungen an der Stelle unvollständig werden. Darüber hinaus können Bewerbungen im Auswahlschritt Absage fortan gelöscht werden.

Bewerber im Auswahlschritt Absage können darüber hinaus in den unternehmensinternen Talentpool eingeladen werden. Um mehr zum Talentpool zu erfahren klicken Sie hier. 

Berechtigungen innerhalb des Bewerbungsprozesses 

Innerhalb des Bewerbungsprozesses gibt es zwei Arten von Berechtigungen. Diese Berechtigungen bestimmen, ob ein Nutzer Bewerbungen innerhalb einer Ausschreibung einsehen kann und welche Aktionen zur Verfügung stehen. 

Manager

• Können Bewerbungen einsehen

• Können Bewerbungen bewerten und kommentieren

• Können Bewerbungen verschieben (in andere Schritte oder Stellen)

• Können Bewerber kontaktieren

• Können Kommunikationen mit Bewerbern in der Software erfassen

• Können Bewerbungen an Ihr persönliches Dashboard anpinnen

• Können Dateien zu Bewerbungen hinzufügen

• Können Bewerber zum Talentpool des Unternehmens einladen

Betracher

• Können Bewerbungen einsehen

• Können Bewerbungen bewerten und kommentieren

• Können Bewerbungen an Ihr persönliches Dashboard anpinnen

Die Berechtigungen eines Nutzers können in verschiedenen Stellen und Schritten unterschiedlich sein. So wird gewährleistet, dass jeder Nutzer nur genau die Berechtigungen hat, die er benötigt. 

Den Standard-Bewerbungsprozess erstellen und verwalten

Den Standard-Bewerbungsprozess aufzurufen 

1. Klicken Sie oben rechts in der Software auf Ihren Namen und anschließend auf Unternehmen. 
2. Klicken Sie nun links in der Navigation auf Bewerbungsprozess.

Einen neuen Schritt anlegen

1. Klicken Sie auf Neuen Bewerbungsschritt hinzufügen.
2. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Bezeichnung des Schrittes angeben
3. Wählen Sie die gewünschte E-Mail Rubrik aus
4. Weisen Sie den Nutzern, die in diesem Schritt Berechtigungen benötigen diese zu. Dies tun Sie indem Sie auf die Auswahlfelder unter der jeweiligen Berechtigungsart klicken. 
5. Klicken Sie auf Schritt speichern um den Schritt zum Prozess hinzuzufügen

Bezeichnung des Schritts: Der Name des Bewerbungsschrittes innerhalb der Software

E-Mail Rubrik: Die E-Mail Rubrik, die bei den Kontakt mit Bewerbern innerhalb des Bewerbungsschrittes zu Verfügung stehen

Berechtigungen: Die Berechtigungen, die die jeweiligen Nutzer innerhalb des Schritts haben. 

Die Kürzel der Nutzer, denen Sie Berechtigungen für diesen Schritt zugewiesen haben, erscheinen als farbige Chips oberhalb der Nutzerliste. Graue Chips repräsentieren hierbei Betracher- und blaue Chips Managerrechte. Mit einem Klick auf x können Sie die Berechtigungen des Nutzers wieder entfernen. 

Einen Schritt umsortieren 

1. Klicken und halten Sie das Symbol ganz rechts
2. Ziehen Sie den Schritt an die gewünschte Stelle im Prozess
3. Lassen Sie die Maus los um den Schritt abzulegen

Einen Schritt bearbeiten 

1. Klicken Sie auf das Stift-Symbol bei dem Schritt der bearbeitet werden soll
2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Editor vor
3. Klicken Sie auf Schritt Speichern um die Änderungen zu übernehmen

Einen Schritt löschen

1. Klicken Sie auf das Mülltonnen-Symbol bei dem Schritt der gelöscht werden soll
2. Bestätigen Sie die Löschung