Anbindung an andere HR-Softwarelösungen

Catch Talents bietet die Möglichkeit dazu, die Software in Kombination mit anderen HR-Softwarelösungen zu nutzen. So können Sie beispielsweise mit Hilfe des automatischen Active Sourcings bequem Kandidaten finden, und diese dann automatisch an die HR-Software Ihres Unternehmens übermitteln. Ebenfalls können beispielsweise nur Kandidaten, die final eingestellt werden an Ihre HR-Software übermittelt werden, um ein einfaches und schnelles Onboarding zu gewährleisten. Die Anbindung kann hierbei individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden, sodass Catch Talents Sie genau da unterstützen kann, wo Sie es benötigen. 

Eine Anbindung hinzufügen

Um eine neue Anbindung an Catch Talents hinzuzufügen, navigieren Sie zu den Unternehmenseinstellungen und im Anschluss zum Reiter Anbindung. Im Abschnitt Anbindung verwalten klicken Sie dann auf die Schaltfläche Anbindung erstellen. Im Anschluss öffnet sich der Assistent unseres Partners Kombo. Hier wählen Sie aus, welche HR-Software Sie an Catch Talents anbinden möchten. Nun sollten Sie Catch Talents den Zugriff auf Ihr HR-Software erlauben. Hierbei erlauben Sie Catch Talents die Jobs aus Ihrer HR-Software auszulesen, um diese der richtigen Stelle innerhalb von Catch Talents zu verknüpfen. Außerdem erlauben Sie Catch Talents Bewerbungen an Ihre HR-Software zu übermitteln und diese in einzelnen Fällen zu aktualisieren. Klicken Sie auf Zugriff erlauben um fortzufahren. Folgen Sie nun der jeweiligen Anleitung die Kombo zur Anbindung der jeweiligen Software bereitstellt. 

Nachdem Sie die Anleitung des Assistenten befolgt haben, wird Ihnen die HR-Software nun in Catch Talents angezeigt. Hinter dem Namen der verknüpften Software sehen Sie den Status der Anbindung bzw seit wann diese aktiv ist. Sollte die Anbindung aufgrund externer Faktoren (beispielsweise eines abgelaufenen Abonnements Ihrer HR-Software) deaktiviert werden, wird Ihnen der Status der Anbindung als inaktiv angezeigt. 

Achtung: Es kann immer nur eine Software an Catch Talents angebunden werden. Falls Sie eine andere Softwarelösung anbinden möchten, so können Sie dies tun, jedoch wird die alte Anbindung dadurch entfernt. Kandidaten, die bis zu diesem Zeitpunkt an die zuvor angebundene Software übermittelt wurden, bleiben weiterhin unverändert in der Software verfügbar aber können nicht mehr automatisch aktualisiert werden.

Automatisierungsauslöser auswählen

Der Automatisierungsauslöser bestimmt, wann eine Bewerbung von Catch Talents an Ihre HR-Software übermittelt werden soll. Hierbei können Sie in den Einstellungen einen globalen Auslöser wählen. Dieser Auslöser wird bei der Verknüpfung einer Stelle immer automatisch vorausgewählt, kann aber individuell für jede Stelle angepasst werden. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt Eine Stelle verknüpfen. 

Um einen Automatisierungsauslöser auszuwählen, klicken Sie auf die Dropdown-Liste und wählen Sie den gewünschten Auslöser aus. Falls Sie den Auslöser Verschieben in einen bestimmten Auswahlschritt auswählen, müssen Sie im Anschluss noch den gewünschten Auswahlschritt auswählen. Hierbei stehen Ihnen immer die Schritte, die es in Ihrem Standard-Bewerbungsprozess gibt zur Verfügung. 

Sie können den Automatisierungsauslöser jederzeit ändern, jedoch sollten Sie hierbei beachten, dass bereits verknüpfte Stellen nicht von dieser Änderung betroffen sind und bei Bedarf noch individuell bearbeitet werden müssen, um den neuen Auslöser anzuwenden. 

Wie funktionieren die einzelnen Automatisierungsauslöser?

Eingang einer (Active Sourcing) Bewerbung: Bei diesem Auslöser werden alle eingehenden Bewerbungen auf eine verknüpfte Stelle direkt an Ihre HR-Software übermittelt. Hierbei ist es egal, ob diese Bewerbung vollständig ist oder nicht. Dieser Auslöser bietet sich dann an, wenn Sie Catch Talents zur Verbreitung von Stellen und zur Sammlung von Leads aber nicht zur Bearbeitung der Bewerbungen nutzen möchten. 

Eingang einer Bewerbung: Bei diesem Auslöser werden alle Bewerbungen, die über das Catch Talents Bewerbungsformular eingehen an Ihre HR-Software übermittelt. Hierbei handelt es sich in der Regel um vollständige Bewerbungen, die nicht über das Active Sourcing eingehen. Dieser Auslöser bietet sich an, wenn Sie Catch Talents zur Verbreitung von Stellen nutzen und kein Active Sourcing nutzen. 

Eingang einer Active Sourcing Bewerbung: Bei diesem Auslöser werden alle Bewerbungen, die über das Active Sourcing eingehen, unmittelbar an Ihre HR-Software übermittelt. Hierbei ist zu beachten, dass diese Bewerbungen zum Zeitpunkt der Übermittlung in den meisten Fällen unvollständig sind. Dieser Auslöser bietet sich an, wenn Sie Catch Talents ausschließlich für das automatische Active Sourcing nutzen, aber die Kandidaten in Ihrer HR-Software bearbeiten möchten. 

Bewerbung im Schritt Eingang: Bei diesem Auslöser werden alle Bewerbungen, die im Schritt Eingang landen, an die HR-Software übermittelt. Dies bedeutet, dass sowohl vollständige Bewerbungen, die über das Catch Talents Bewerbungsformular eingehen, als auch vervollständigte Active Sourcing Bewerbungen in der HR-Software landen. Dieser Auslöser bietet sich an, wenn Sie Catch Talents für die Generierung von Bewerbungen nutzen möchten und nur vollständige Bewerbungen in Ihrer HR-Software bearbeiten möchten. 

Verschieben in einen bestimmten Auswahlschritt: Bei diesem Auslöser werden alle Bewerbungen (unabhängig von deren Vollständigkeit) immer dann an Ihre HR-Software verschoben, wenn diese in Catch Talents in den ausgewählten Auswahlschritt verschoben werden. Dieser Auslöser bietet sich dann an, wenn Sie nur Kandidaten, die einen gewissen Fortschritt im Bewerbungsprozess erreicht haben (beispielsweise Bewerbungsgespräch oder Zusage) an Ihre HR-Software übermittelt haben möchten. 

Bewerbung mit bestimmtem Matching-Score: Bei diesem Auslöser werden alle vollständigen Bewerbungen mit einem selbstständig festgelegtem Matching-Score an die HR-Software übermittelt. Dieser Auslöser bietet sich dann an, wenn Sie nur Top-Kandidaten an Ihre HR-Software übermitteln möchten.

Eine Stelle verknüpfen

Um zu gewährleisten, dass jede Bewerbung in Ihrer HR-Software an der richtigen Stelle landet, müssen Sie die Stellen die Sie in Catch Talents erstellen immer mit einer Stelle aus Ihrer HR-Software verknüpfen. Dies funktioniert mit nur wenigen Klicks. 

Eine neue Stelle verknüpfen

Um eine neue Stelle in Catch Talents mit einer Stelle aus Ihrer HR-Software zu verknüpfen, navigieren Sie zu Stelle anlegen. Bevor Sie nun wie gewohnt die Daten zur Stelle ausfüllen, wählen Sie oben im Abschnitt Anbindung aus, mit welcher Stelle aus Ihrer HR-Software diese Stelle verknüpft werden soll. Klicken Sie hierzu auf die Dropdown-Liste und wählen Sie die gewünschte Stelle aus.

Achtung: Falls Sie die Stelle gerade erst neu in Ihrer HR-Software ausgeschrieben haben, kann es sein, dass diese noch nicht in der Liste angezeigt wird. In diesem Fall klicken Sie auf die Schaltfläche Stellen synchronisieren. Nach wenigen Sekunden sollte die Stelle dann in der Dropdown-Liste verfügbar sein. 

Im Anschluss an die Auswahl der Stelle haben Sie die Möglichkeit dazu, die Daten der Stelle aus der HR-Software zu übernehmen. So können Sie den Namen der Stelle schnell und einfach übernehmen um eine klare Zuordnung zu schaffen. 

Als Automatisierungsauslöser wird Ihnen der Auslöser angezeigt, den Sie in den Unternehmenseinstellungen ausgewählt haben. Dieser kann bei Bedarf für die Stelle verändert werden. 

Achtung: Falls Sie den Auslöser Verschieben in einen bestimmten Auswahlschritt nutzen und der Auswahlschritt der in den Einstellungen hinterlegt wurde in der Stelle nicht existiert, so müssen Sie einen anderen Auswahlschritt auswählen. Falls der Schritt nicht existiert, ist das Feld für den Auswahlschritt leer und sagt Bitte auswählen. Außerdem werden Sie beim Ausschreiben der Stelle erneut darauf hingewiesen, falls Sie keinen Schritt hinterlegt haben. 

Im Anschluss an die Verknüpfung können Sie die Daten zur Stelle wie gewohnt hinterlegen und die Stelle im Anschluss ausschreiben. Die Verknüpfung ist nach dem Ausschreiben sofort aktiv. 

Eine bereits existierende Stelle verknüpfen

Falls die Stelle, die Sie mit Ihrer HR-Software verknüpfen möchten, bereits in Catch Talents existiert, klicken Sie auf Bearbeiten bei der gewünschten Stelle.  Wählen Sie nun in der Dropdown-Liste aus, mit welcher Stelle aus Ihrer HR-Software die Stelle verknüpft werden soll.  Passen Sie im Anschluss bei Bedarf den Automatisierungsauslöser an. 

Achtung: Falls Sie den Auslöser Verschieben in einen bestimmten Auswahlschritt nutzen und der Auswahlschritt der in den Einstellungen hinterlegt wurde in der Stelle nicht existiert, so müssen Sie einen anderen Auswahlschritt auswählen. Falls der Schritt nicht existiert, ist das Feld für den Auswahlschritt leer und sagt Bitte auswählen. Außerdem werden Sie beim Ausschreiben der Stelle erneut darauf hingewiesen, falls Sie keinen Schritt hinterlegt haben. 

Im Anschluss speichern Sie die Änderungen wie gewohnt. Die Verknüpfung ist nach dem Speichern sofort aktiv. 

Weitere Informationen zur Verknüpfung von Stellen

1. Die Stellen innerhalb von Catch Talents und der HR-Software werden nicht voneinander beeinflusst. Wenn Sie also Änderungen in einer der Softwarelösungen vornehmen, werden diese Änderungen NICHT auf die Stelle in der anderen Softwarelösung angewendet. Dies bedeutet, dass die Stellen sich theoretisch komplett voneinander unterscheiden können. 
2. Sie können problemlos mehrere Stellen von Catch Talents mit einer Stelle aus Ihrer HR-Software verknüpfen. Sie können so beispielsweise für eine gezieltere und genauere Suche in Catch Talents die selbe Stelle für verschiedene Standorte einzeln ausschreiben und jede dieser Stellen mit einer gesammelten Stelle in Ihrer HR-Software verknüpfen um dort alle Kandidaten zu sammeln. 
3. Falls Sie die ISA-Methode oder das Matching von Fähigkeiten nutzen möchten, sollten Sie beachten, dass diese Informationen nicht an eine externe HR-Software übermittelt werden können. Um diese Informationen einzusehen muss also Catch Talents für die Arbeit mit Kandidaten genutzt werden. 

Angebundene Stellen verwalten

In den Unternehmenseinstellungen im Reiter Anbindung sehen Sie den Abschnitt Angebundene Stellen verwalten. Dort werden alle Stellen aus Ihrer HR-Software aufgelistet, die mit einer Stelle aus Catch Talents verknüpft sind, sowie die Bezeichnung der Stelle innerhalb von Catch Talents.

Um die Verknüpfung einer Stelle zu entfernen, klicken Sie auf das Mülltonnen-Symbol. Im Anschluss wird die Verknüpfung vollständig entfernt und künftig eingehende Bewerbungen oder Auslösungen der Automatisierungen werden nicht mehr an Ihre HR-Software übermittelt.