Die Bewerbung

INHALTSVERZEICHNIS

• Allgemein:
• Die Detailansicht der Bewerbung
• Die Bewerberaktionen
• Die allgemeinen Bewerberinfos
• Kommentare und Bewertungen
• Die Dokumente
• Der PDF-Betrachter
• Fragen
• Fähigkeiten
• Persönlichkeit
• Kommunikation & Aktionslog

Allgemein:

Jede Bewerbung, die bei Ihrem Unternehmen eingeht, verfügt über eine Detailansicht. Innerhalb dieser Detailansicht können Sie alle Informationen zur Bewerbung einsehen. Darüber hinaus stehen Ihnen verschiedene Aktionen zur Verfügung, die es Ihnen in Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen ermöglichen. So können Sie gemeinschaftlich den Bewerber auswählen, der am besten zur Stelle passt. 

Die Detailansicht einer Bewerbung kann von allen Nutzern eingesehen werden, die im Schritt in dem sich der Bewerber befindet, über Berechtigungen verfügen. Nutzer die keine Berechtigungen haben, können die Bewerbung nicht einsehen. 

Es gibt 3 Wege dazu, die Detailansicht einer Bewerbung zu öffnen. 

Möglichkeit 1: 

Befinden Sie sich in der Bewerberliste, so können Sie auf den Namen des gewünschten Bewerbers klicken. Es öffnet sich automatisch die Detailansicht. 

Möglichkeit 2: 

Falls sich die Bewerbung auf Ihrem Dashboard befindet, können Sie diese ebenfalls mit einem Klick auf die Bewerbung öffnen.

Möglichkeit 3: 

Falls Sie eine Benachrichtigung über eine Bewerbung erhalten, so gelangen Sie über diese immer zur Detailansicht der Bewerbung. Im Falle einer Benachrichtigung per E-Mail finden Sie eine URL in der Mail. Klicken Sie auf diese URL und Sie gelangen zur Bewerbung. 

Im Falle einer Benachrichtigung innerhalb der Software können Sie auf die betreffende Benachrichtigung klicken. Es öffnet sich ebenfalls direkt die betroffene Bewerbung. 

Die Detailansicht der Bewerbung

Die Detailansicht einer Bewerbung ist in verschiedene Bereiche aufgeteilt. Innerhalb der jeweiligen Bereiche finden Sie verschiedene Arten von Informationen zur Bewerbung sowie verschiedene Aktionen. 

Im Folgenden werden die einzelnen Bereiche kurz erklärt. 

Die Bewerberaktionen

Im oberen Bereich der Bewerbung finden Sie eine Leiste mit verschiedenen Schaltflächen. Hierbei handelt es sich um die 4 wichtigsten Aktionen, die Sie in der Arbeit mit Bewerbungen benötigen. 

Achtung: Diese Aktionen können nur von Nutzern durchgeführt werden, die im jeweiligen Schritt die Berechtigung Manager haben.

Verschieben

Sie können eine Bewerbung mit der Aktion Verschieben in einen anderen Schritt innerhalb der Stelle oder in eine andere Stelle verschieben. Wie die verschiedenen Verschieben-Funktionen funktionieren erfahren Sie in diesem Artikel.

Zusagen

Die Aktion Zusagen ist eine Aktion vom Typ Verschieben. Der Unterschied hierbei ist jedoch, dass die Bewerbung direkt in den Auswahlschritt Zusage verschoben wird. 

1. Klicken Sie auf Zusagen
2. Es öffnet das E-Mail Fenster, in dem Sie die Möglichkeit dazu haben, dem Bewerber eine E-Mail zu schicken. 
3. Verfassen Sie die gewünschte E-Mail oder wählen Sie die gewünschte Mail-Vorlage aus
4. Klicken Sie auf Absenden

Absagen 

Die Aktion Absagen ist ebenfalls vom Typ Verschieben und verschiebt Bewerbungen direkt in den Auswahlschritt Absage. Auch hier haben Sie die Möglichkeit dazu, eine E-Mail mit dem Verschieben zu versenden oder die Bewerbung ohne E-Mail zu versenden.

1. Klicken Sie auf Absagen
2. Es öffnet das E-Mail Fenster, in dem Sie die Möglichkeit dazu haben, dem Bewerber eine E-Mail zu schicken. 
3. Verfassen Sie die gewünschte E-Mail oder wählen Sie die gewünschte Mail-Vorlage aus
4. Klicken Sie auf Absenden

Kontaktieren

Die Aktion Kontaktieren ermöglicht es Ihnen jederzeit, mit einem Bewerber in Kontakt zu treten. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Kontaktieren öffnet sich das E-Mail Fenster, in dem Sie die Möglichkeit dazu haben, eine E-Mail an den Bewerber zu verfassen.  Wie das Kontaktieren im Detail Funktioniert erfahren Sie in diesem Artikel. 

Die allgemeinen Bewerberinfos

Auf der linken Seite sehen Sie die allgemeinen Informationen zum Bewerber. Ganz links sehen Sie ein Bild des Bewerbers (sofern eins hochgeladen wurde). Daneben sehen Sie den Namen des Bewerbers. Unterhalb des Namens sehen Sie gegebenenfalls kleine blaue Chips, die bestimmte Eigenschaften einer Bewerbung kennzeichnen. Diese Eigenschaften können folgende sein: 

• Mehrfach beworben: Es existiert mehr als nur eine Bewerbung mit dieser E-Mail Adresse in ihrem System 

• Im Talentpool: Der Bewerber beziehungsweise die E-Mail Adresse des Bewerbers befindet sich im Talentpool Ihres Unternehmens.

• Über Active Sourcing: Die Bewerbung ging über das Active Sourcing ein

• Unvollständig: Die Daten der Bewerbung sind unvollständig und müssen vom Kandidaten vervollständigt werden

Darüber hinaus sehen Sie die Rahmendaten des Bewerbers. Hierbei werden Ihnen immer nur die Informationen angezeigt, die auch von den Bewerbern angegeben wurden. 

Neben der E-Mail Adresse des Bewerbers sehen Sie in manchen Fällen ein Pfeil- oder ein X-Symbol. Dieses Symbol informiert Sie darüber, ob die E-Mail Adresse durch den Bewerber bestätigt wurde (in dem Fall sehen Sie das Pfeil-Symbol) oder ob es sich um eine nicht existierende Mail Adresse (in dem Fall sehen Sie das X-Symbol) handelt. 

Achtung: Ist eine nicht existierende Mail Adresse im Bewerberprofil hinterlegt, können jegliche E-Mails die über die Software versendet werden, nicht an den Bewerber zugestellt werden. In diesem Fall sollten Sie eine andere E-Mail Adresse mit Hilfe der Bearbeiten Funktion hinterlegen. So können Bewerber wieder kontaktiert werden. 

Oben rechts in dem Abschnitt sehen Sie eine Schaltfläche mit einem Pin-Symbol. Mit Hilfe von dieser Schaltfläche können Sie Bewerbungen an Ihr Dashboard anpinnen.

Ein angepinnter Bewerber erscheint immer auf Ihrem Dashboard, unabhängig davon, ob es Aufgaben in der Bewerbung zu erledigen gibt oder nicht. Das Anpinnen ist hierbei nutzerindividuell und betrifft nur Ihr persönliches Dashboard. 

Achtung: Wenn der Bewerber in einen Schritt oder eine Stelle verschoben wird, in dem Sie keine Rechte haben, verschwindet der Bewerber von Ihrem Dashboard. 

Mit einem Klick auf die Schaltfläche mit dem Stift-Symbol können Sie die Rahmendaten des Bewerbers anpassen. Wie das Bearbeiten von Rahmendaten funktioniert erfahren Sie hier. 

Kommentare und Bewertungen

Um sich mit Ihren Kollegen über einen Kandidaten auszutauschen und dessen Passung zu diskutieren, können Sie die Kommentare und Bewertungen nutzen. Wie diese funktionieren erfahren Sie in folgendem Artikel. 

Die Dokumente 

Im nächsten Abschnitt sehen Sie die Dokumente, die der Bewerber Ihnen übermittelt hat. Hierbei wird unterschieden zwischen Bewerbungsanschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen und sonstigen Dokumenten. 

Darüber hinaus generiert die Software ein gesammeltes Dokument, in dem alle Dokumente und Informationen zur Bewerbung gesammelt werden. Dieses gesammelte Dokument existiert als PDF und als .zip Datei. Das System generiert außerdem eine ISA Datei, in der das Persönlichkeitsprofil des Bewerbers detailliert aufgeführt wird (sofern die ISA-Methode in der Ausschreibung aktiviert wurde und der Bewerber diese ausgefüllt hat). 

Ein Dokument zur Bewerbung hinzufügen

1. Ganz rechts im Abschnitt Dokumente sehen Sie die Option Datei(en) auswählen. Klicken Sie darauf 
2. Es öffnet sich der Datei-Uploader
3. Ziehen Sie per Drag&Drop eine Datei in das Feld oder laden Sie eine Datei manuell hoch indem Sie auf Datei(en) auswählen klicken und die Datei im Anschluss aus den Dateien Ihres Computers auswählen
4. Klicken Sie auf Dateien hinzufügen

Dokumente aus E-Mails erfassen

Dokumente, die im E-Mail Verkehr mit Bewerbern ausgetauscht werden, werden automatisch in der Software unter der Kategorie Sonstige erfasst. 

Dokumente löschen

Dokumente, die aufgrund des E-Mail Verkehrs automatisch in der Software erfasst wurden oder manuell hinzugefügt wurden, können auch wieder aus der Software entfernt werden.

1. Fahren Sie mit Ihrer Maus über das Dokument das gelöscht werden soll.
2. Es erscheint ein X-Symbol. Klicken Sie darauf 
3. Bestätigen Sie die Löschung

Dokumente öffnen

Um ein Dokument zu öffnen, klicken Sie auf den Namen oder das Symbol des jeweiligen Dokuments. Es öffnet sich der PDF-Betrachter. 

Der PDF-Betrachter

Mit Hilfe des PDF-Betrachters können Sie eine oder mehrere Dokumente von Kandidaten öffnen und miteinander vergleichen. Wie der PDF-Betrachter Funktionier erfahren Sie hier. 

Fragen

Der nächste Abschnitt wird Ihnen nur dann angezeigt, wenn die Stelle, auf die der Bewerber sich beworben hat auch Fragen umfasst. 

Es werden Ihnen dort die Fragen angezeigt, die in der Stelle gestellt wurden, sowie die Antworten des Bewerbers darauf. Der obere fette Text ist hierbei immer die Frage während der reguläre Text darunter die Antwort des Bewerbers darstellt. 

Fähigkeiten

Der folgende Abschnitt zeigt Ihnen die Fähigkeiten des Bewerbers an. Hierbei werden Ihnen ganz links die jeweiligen Fähigkeiten angezeigt, die abgefragt wurden. Außerdem sehen Sie hier ob es sich bei der Fähigkeit um ein Muss-Kriterium handelte oder ob der Kandidat im Bewerbungsformular angegeben hat, eine vergleichbare Fähigkeit zu beherrschen. In der Mitte sehen Sie das Kenntnis-Level, das der Bewerber angegeben hat. Unter dem Kenntnis-Level sehen sie in etwas kleinerem Text das Level, das von Ihrem Unternehmen gefordert wurde. 

Ganz rechts sehen Sie, ob es sich bei dem Kenntnis-Level des Bewerbers um ein Match handelt oder nicht. Hierbei wird entweder ein grüner Haken mit der Beschriftung Match oder ein rotes Kreuz mit der Beschriftung Kein Match angezeigt.

Von einem Match wird dann gesprochen, wenn das Kenntnis-Level des Bewerbers mindestens dem geforderten Kenntnis-Level entspricht oder besser ist. Von keinem Match wird dann gesprochen, wenn das Kenntnis-Level des Bewerbers unter dem geforderten Kenntnis-Level liegt. 

Die Fähigkeiten sind, wie in der Ausschreibung auch, in Sprachkenntnisse und andere Fähigkeiten unterteilt, um Ihnen so eine bessere Übersicht zu gewähren. 

Unter der Überschrift des Abschnittes sehen Sie in blauem Text den Kompatibilitätswert. Dieser besagt, wie sehr die Kenntnisse des Bewerbers mit den geforderten Kenntnissen übereinstimmen und daraus folgend wie gut der Bewerber zur Stelle passt. 

Achtung: Falls Sie eine Bewerbung in eine andere Stelle verschieben oder neue Fähigkeiten zur Stelle hinzufügen, kann es sein, dass Bewerbungen zunächst unvollständig angezeigt werden. Bewerber, deren Bewerbung nicht in den Schritten Zu- oder Absage liegen werden automatisch kontaktiert und dazu aufgefordert, die fehlenden Daten nachzutragen. 

Falls Bewerber in eine Stelle mit denselben Fähigkeiten verschoben werden oder sich nur das geforderte Kenntnis-Level verändert so wird der Matching Wert automatisch neu berechnet, ohne dass der Bewerber etwas dafür tun muss. 

Achtung: Sobald ein Kandidat ein Muss-Kriterium nicht erfüllt, so kann dieser Kandidat nicht mehr als Top-Kandidat definiert werden, auch wenn alle anderen Fähigkeitsanforderungen (über-)erfüllt werden. 

Persönlichkeit

In diesem Abschnitt finden Sie alle Informationen über die Persönlichkeit des Bewerbers.

 Unterhalb der Überschrift des Abschnittes finden Sie in blauer Schrift eine prozentuale Angabe darüber, wie gut die Persönlichkeit des Bewerbers zum Anforderungsprofil passt. 

Darunter sehen Sie auf der linken Seite das Anforderungsprofil und das Persönlichkeitsprofil als Schaubild. Das lilane Schaubild bildet hierbei die Anforderungen ab, während das blaue Schaubild die Persönlichkeit des Bewerbers darstellt. 

Je mehr sich diese Schaubilder überschneiden, desto besser passt der Bewerber zur ausgeschriebenen Stelle. 

Auf der rechten Seite sehen Sie eine prozentuale Aufführung über die Persönlichkeitsdimensionen des Bewerbers. Darunter sehen Sie die Haupt- und Nebenrollen, die ein Bewerber mit diesem Persönlichkeitstyp in dessen Team einnehmen sollte. 

Detaillierte Informationen zum Persönlichkeitsprofil des Bewerbers können Sie in dem Dokument ISA im Abschnitt Dokumente einsehen. 

Um mehr über die ISA-Methode zu erfahren, klicken Sie hier.

Achtung: Falls ein Bewerber in eine andere Stelle verschoben wird oder sich das Anforderungsprofil verändert, so berechnet das System den Matching Wert automatisch neu. 

Kommunikation & Aktionslog

Im letzten Abschnitt innerhalb des Bewerberprofils finden Sie eine Aufführung über alle stattgefundenen Kommunikationen mit dem Bewerber, sowie den Aktionslog. 

Kommunikationslog 

Im Kommunikationslog können alle Nutzer, mit Berechtigungen für die Bewerbung, alle stattgefundenen Kommunikationen mit dem Bewerber nachvollziehen. E-Mails die Sie an Bewerber senden sowie die Antworten des Bewerbers werden hier nachvollziehbar aufgelistet. 

Wie der Kommunikationslog im Detail funktioniert und wie eine Kommunikation manuell erfasst werden kann erfahren Sie hier.

Aktionslog

Im Aktionslog werden alle Aktionen, die mit der Bewerbung durchgeführt wurden mit Datum und Uhrzeit erfasst. Aktionen die hierbei erfasst werden sind Verschiebungen, Kommentare, ein- und ausgehende E-Mails, Bewertungen und Erinnerungen. 

Der Aktionslog dient dazu, dass alle Mitarbeiter die Aktionen in der Bewerbung nachvollziehen können um so einen transparenten Bewerbungsprozess zu gewährleisten.